Project Description

Auswahl und Einführung einer neuen Unternehmens­software

Irgendwann kommt jedes ERP-System einmal in die Jahre. Abläufe ändern sich und die neuen Anforderungen werden nicht mehr ideal im bisherigen System abgedeckt. Dann stellt sich die Frage nach einer Alternative.

So auch bei unserem Kunden, einem schnell wachsenden Familienunternehmen, das Zeichnungsteile aus Metall aus der ganzen Welt bezieht und in Südwestfalen  veredeln lässt, bevor diese an die Kunden ausgeliefert werden. Der Umsatz des Unternehmens liegt bei 35 Mio. €, die Mitarbeiterzahl bei rund 50.

Die IT-Landschaft bestand aus vielen Insellösungen, die untereinander nicht vollständig integriert waren. Die Folge wahren Doppelarbeiten (z.B. bei der Datenerfassung), unnötige Papierstapel, zu langsame Abläufe und eine zunehmende Fehleranfälligkeit.

MMC bekam die Aufgabe, zunächst die Abläufe im Unternehmen zu analysieren, Soll-Prozesse zu definieren und die konkreten Anforderungen an eine neue Software auszuarbeiten. Auf dieser Basis wurde dann gemeinsam das neue Auswahlverfahren gestartet. Es kamen sechs mögliche Anbieter in Frage, die aufgefordert wurden, ein erstes Richtangebot abzugeben. Damit hatte sich der Wald schon einmal ein wenig gelichtet. Und nachdem die Angebote ausgewertet waren, verringerte sich der Kreis der Kandidaten auf nur noch drei. Diese wurden dann zu einer ganztägigen Präsentation unter der Leitung von MMC eingeladen. Wichtig hierbei: die Anbieter präsentierten nicht irgendeinen Musterfall, sondern wir hatten im Vorfeld konkrete Geschäftsvorfälle aus dem Unternehmensalltag unseres Mandanten vorgegeben, zu denen wir jeweils die Lösungsansätze der Anbieter sehen wollten. Zwei der drei Softwareanbieter konnten überzeugen und so gab es im Nachgang nochmals einen weiteren halbtägigen Workshop mit den beiden verbliebenen Softwarehäusern, in dem alle offenen Fragen geklärt wurden. Im Anschluss erfolgten die Vertragsverhandlungen. Die Vorarbeiten und das Auswahlverfahren wurden innerhalb von sieben Monaten durchgeführt.

Durch die gründliche Erarbeitung des Anforderungsprofils für die neue ERP-Software und die Erfahrungen von MMC im ERP-Markt, konnte der Auswahlprozess zügig und zielgerichtet erfolgen. Bereits in der Implementierungsphase erkannten die Mitarbeiter, dass die Geschäftsprozesse zukünftig optimal unterstützt werden und die gewünschten Informationen auf „Knopfdruck“ zur Verfügung stehen werden.

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