Was tun, wenn wichtige Mitarbeiter ausscheiden?
Ist es nicht schön, wenn auf Mitarbeiter Verlass ist? Sind nicht alle Unternehmer begeistert, wenn sich Mitarbeiter zu tragenden Säulen entwickeln?
- „Herr Müller ist im Vertrieb unverzichtbar, ein hervorragender Mann mit exzellenten Kundenkontakten! Ein Drittel unseres Umsatzes generieren wir in seinem Vertriebsgebiet.“
- „Was würden wir nur ohne Frau Meier machen? Sie hat einen hervorragenden Draht zu unseren wichtigsten Lieferanten. Bei Preisverhandlungen holt sie immer noch ein paar Prozent extra für uns raus.“
- „Die Produktion wäre ohne die lenkende Hand von Herrn Schmidt aufgeschmissen. Er hat sich vom Einrichter zum Betriebsleiter hochgearbeitet und kennt alle Anlagen in- und auswendig. Keiner kann ihm hier das Wasser reichen.“
Natürlich ist es gut, solche Leute an Bord zu haben. Was aber, wenn diese Personen – aus welchen Gründen auch immer – aus dem Unternehmen ausscheiden? Haben Sie für diesen Fall Vorsorge getroffen?
Gründe, warum Ihnen Leistungsträger auf einmal nicht mehr zur Verfügung stehen könnten, gibt es viele: plötzliche Krankheit oder ein Unfall, ein Umzug, familiäre Gründe, ein attraktiveres Jobangebot etc.
Wie können Sie sicher stellen, dass bei solch einem unerwarteten Ereignis nicht einzelne Abteilungen oder gar das komplette Unternehmen handlungsunfähig werden? Nachfolgend wollen wir hierfür einige Anregungen geben.
- Risikomanagement
Das Thema „Knowhow-Sicherung“ muss einen festen Platz in Ihrem Risikomanagement einnehmen. Sie haben kein Risikomanagement-System in Ihrem Unternehmen? Dann wird es allerhöchste Zeit! Qualitätsnormen (ISO) und Gesetze (KontraG) fordern dies bereits seit einiger Zeit ein – wenn auch mit teilweise unterschiedlichen Anforderungen.
Mit Hilfe eines funktionellen Risikomanagements identifizieren Sie zunächst die Risiken innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens und bewerten diese. Anschließend definieren Sie Maßnahmen zur Beseitigung oder Reduzierung dieser Risiken. Der Verlust von Knowhowträgern wäre ein mögliches Personalrisiko. Wo und bei wem gibt es Abhängigkeiten von Mitarbeitern? Beurteilen Sie selbst Ihr (Top-) Management in Bezug auf diese Frage und lassen Sie Ihre Bereichsleiter ihre Abteilungen bewerten.
Nachdem Sie im ersten Schritt also personelle Risiken benannt haben, geht es im Folgenden darum, geeignete Gegenmaßnahmen zu entwickeln.
- Dokumentation von Wissen
Wer schreibt – bleibt!
Von hohem Wert erweisen sich immer wieder Handbücher, die das notwendige Fachwissen, wichtige Kontaktdaten, Passwörter und Prozessbeschreibungen für einzelne Abteilungen dokumentieren. Dies gilt vor allem für Tätigkeiten auf Sachbearbeiter-Ebene. Idealerweise beinhalten diese Handbücher Screenshots vom ERP-System und präzisieren, welche Eingaben im System an welcher Stelle gemacht werden müssen.
Bei der Erstellung solcher Handbücher handelt es sich um Fleißaufgaben, die im Zweifelsfall neben dem Tagesgeschäft erledigt werden müssen. Entwickeln Sie daher entsprechende Anreizsysteme, um die Mitarbeiter zur Dokumentation Ihres Aufgabengebietes zu animieren.
Wichtig: einmal erstellt, müssen diese Dokumentationen auch immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
Die Dokumentation des Wissens von Führungskräften ist ein wenig schwieriger, da es hier weniger Standardprozesse gibt, sondern das spezielle Knowhow auch Managementkompetenzen beinhaltet. Doch auch hier lassen sich viele wichtige Informationen schriftlich niederlegen, insbesondere Netzwerkkontakte. Im Vertrieb ist es wichtig, dass ein CRM-System installiert ist und konsequent alle relevanten Informationen eingegeben werden. Im Einkauf sollten ähnliche Systeme für das Lieferantenmanagement eingesetzt werden (SRM).
- Personelles Backup
Was liegt näher, als bei Abhängigkeiten von „Key-Playern“ Vertretungsregelungen zu installieren? Gemeint ist hier mehr, als nur in Vertretung die Urlaubsanträge der Mitarbeiter zu unterschreiben. Dieser „Backup-Mitarbeiter“ sollte sich soweit in die Materie einarbeiten, dass eine dauerhafte Übernahme des Verantwortungsbereichs in absehbarer Zeit möglich wäre. Das ist ein hoher Aufwand für alle Beteiligten, klar. Aber Ihr Unternehmen wird damit enorm flexibel!
Natürlich kommen hier auch Befindlichkeiten ins Spiel: warum sollte der Knowhowträger bereit sein, sich selbst ersetzbar zu machen? Oftmals sind sich die betreffenden Personen ja durchaus ihrer Machtstellung im Unternehmen bewusst.
In diesen Fällen gilt es, einerseits die Notwendigkeit einer solchen Maßnahme zum Wohle des Unternehmens zu erläutern und diese Aufgabe dann strikt anzuweisen. Andererseits könnten auch hier Zielvereinbarungen einen Anreiz schaffen. Darüber hinaus bedeutet vielleicht die Aussicht, eine gewisse Arbeitsentlastung zu bekommen, eine zusätzliche Motivation für den Mitarbeiter.
In einzelnen Fällen kann dieses Backup auch extern aufgebaut werden. Vielfach wird dies z.B. im Bereich EDV praktiziert, wenn externe Dienstleister als Systemadministratoren aufgebaut werden.
- Personalentwicklung
In der heutigen Zeit ist es sehr schwer, qualifiziertes Personal zu bekommen. Die Förderung der eigenen Mitarbeiter und der Aufbau von vielversprechenden Nachwuchskräften sollten daher ohnehin im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens liegen. Dass sich hieraus ggf. auch Nachfolger bzw. Vertreter für wichtige Persönlichkeiten im Unternehmen entwickeln lassen, ist ein zusätzlicher Aspekt, der Personalentwicklung unabdingbar macht.
- Fazit
Die Eingangsfrage „Was tun, wenn wichtige Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden?“ ist eigentlich nicht ganz richtig gestellt. Besser wäre die Frage „Wie bereite ich meine Organisation auf den Fall vor, dass wichtige Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden könnten?“.
Die Betonung liegt also auf „Vorbereitung“. Und da man nie weiß, wann dieser Fall eintritt, beginnt man besser heute als morgen damit. Einige konkrete Ansatzpunkte haben wir hoffentlich mit unserem Blogbeitrag liefern können.
