Das beste Geschäftsmodell kann ohne passende Digitalisierung nicht erfolgreich sein. Beide bedingen einander und müssen aufs Engste miteinander verwoben sein. Herzstück ist das ERP-System. Ist es den zukünftigen Herausforderungen gewachsen oder muss es ausgetauscht werden? Was ist für eine erfolgreiche ERP-Auswahl unbedingt zu beachten?

1. Zielsetzung

Ohne die Ziele festzulegen, die mit einem neuen ERP-System erreicht werden sollen, ist die Auswahl zum Scheitern verurteilt. Ziele könnten u.a. sein: kritische Kernprozesse schneller und transparenter machen, Bestände optimieren, die vorgesehene Internationalisierung unterstützen oder Kunden und Lieferanten anbinden. Soll das System stationär oder in der Cloud betrieben werden?

2. Vorbereitung

Die Auswahl sollte in sechs bis sieben Monaten erfolgen. Richten Sie deshalb ein Projektteam mit Projektleiter, den Key-Usern und einem straffen Zeitplan ein. Sorgen Sie dafür, dass die Team-Mitglieder Freiraum für die Projektarbeit haben. Erstellen Sie ein Anforderungsprofil, in dem kurz und präzise das Geschäftsmodell, die Ziele und die anwendungsbezogenen sowie technischen Auswahlkriterien beschrieben werden. Dazu sollten Sie vorher eine Prozessanalyse mit anschließendem Soll-Konzept erarbeiten.

3. Auswahl

Suchen Sie sieben bis acht mögliche Anbieter heraus. Lassen Sie sich dazu auch Tipps von branchenähnlichen Unternehmen geben. Stellen Sie den Kandidaten das Anforderungsprofil zur Verfügung und vereinbaren Sie eine zweistündige Online-Präsentation. Verlangen Sie für die offensichtlich passenden Systeme ein Richtangebot. Mit den verbliebenen Anbietern (i. d. R. 3-4) sollte dann ein eintägiger Workshop mit Ihren Daten durchgeführt werden, so dass im Anschluss ein konkretes Angebot einschließlich des notwendigen Anpassungsbedarfs möglich ist. Bewerten Sie die Systeme bezüglich des „Fits“ sofort im Anschluss des Workshops. Beim Angebotsvergleich achten Sie darauf, dass Sie „Äpfel mit Äpfeln“ vergleichen, denn die Modulstruktur kann sehr unterschiedlich sein. Und vergessen Sie die Kosten für den Wartungsvertrag nicht. I. d. R. verbleiben dann zwei ERP-Systeme Jutta Fritsch von der Lüdenscheider Unternehmensberatung Märkische MittelstandsConsult GmbH. für die Endauswahl. Hierfür sollten weitere vertiefende Workshops genutzt werden, in denen die kritischen Prozesse im Detail abgebildet werden. Diese sind häufig kostenpflichtig. Lassen Sie diesen Schritt aber niemals aus, auch wenn schon nach der Vorauswahl nur ein System übriggeblieben ist. Wir haben schon einige Überraschungen erlebt! Danach beginnen die Vertragsverhandlungen. Verhandeln Sie über alle Kostenelemente.

4. Resümee

Ihnen ist das Verfahren zu aufwändig? Bedenken Sie, dass Sie mit der Auswahl des passenden ERP-Systems und dem Anbieter über den Erfolg der nächsten zehn Jahre entscheiden. Kann ein kleinerer Mittelständler ohne externe Hilfe die Auswahl durchführen? Eher nicht, denn das entspricht i.d.R. nicht seiner Kernkompetenz. Verschieben Sie dieses überlebenswichtige Projekt aber deshalb nicht. Fragen Sie in Ihrem Netzwerk nach kompetenter, produktunabhängiger Unterstützung.

Jutta Fritsch von der
Lüdenscheider Unternehmensberatung
Märkische MittelstandsConsult GmbH.