In Zeiten globalen Wettbewerbs und immer weiter steigenden Anforderungen an das Management ist ein gutes Controllingsystem für den Mittelstand unverzichtbar.

Controlling ist ein Führungsinstrument und kann auch für kleinere und mittelständische Unternehmen den entscheidenden Unterschied zwischen nachhaltigem Erfolg und ausbleibenden Unternehmensergebnissen ausmachen.

Wir erleben es in unserer Beratungspraxis allerdings immer wieder, dass Unternehmen in Bezug auf ihr Controlling nicht gut aufgestellt sind. Dabei muss Controlling kein Hexenwerk sein! Einige wenige passende Auswertungen und Kennzahlen können je nach Unternehmensgröße bereits ausreichend sein.

Und welche sind das? Nachfolgend präsentieren wir Ihnen einige Vorschläge. Vorab aber schon der Hinweis: Ausreden, wie „keine Zeit“ oder „kann ich nicht – brauche ich nicht“ gelten danach nicht mehr!

  1. Wann ist Controlling überhaupt sinnvoll?

Wer Controlling lediglich als Zahlendreherei versteht, hat den Nutzen noch nicht erfasst. Ein gutes Controlling-System dient dazu, Unternehmen erfolgreich zu steuern. Es soll mittels geeigneter Instrumente aufzeigen, ob das Unternehmen auf dem Weg ist, seine Ziele zu erreichen. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um effektiv gegenzusteuern. Hierzu sollte das Controlling sinnvolle Vorschläge unterbreiten.

Nur, wenn Controlling so gelebt wird, ist es auch sinnvoll!

  1. Gibt es Mindestanforderungen an ein gutes Controlling-System?

Auch wenn wir immer wieder betonen, dass ein funktionierendes Controlling-System individuell auf die Situation des Unternehmens zugeschnitten werden muss, so gibt es doch einige grundlegende Controlling-Elemente, die in jedem Unternehmen vorhanden sein sollten.

Allen voran sind dies eine Unternehmensplanung auf Monatsbasis und eine Liquiditätsrechnung. Durch die Planung werden die Unternehmensziele erst greifbar! Die Liquiditätsrechnung legt eventuelle Finanzierungslücken offen und ermöglicht es, rechtzeitig Vorsorge zu treffen. Die Unternehmensplanung muss mittels eines Plan-/Ist-Vergleichs laufend mit der Realität abgeglichen werden.

Hinweise zur Erstellung von Planungsrechnungen haben wir in einem separaten Blog-Artikel zusammengestellt.

Welche Controlling-Auswertungen sind für die „nicht-Finanzbereiche“ sinnvoll?
In der Produktion sollten Kennzahlen zur Effizienzmessung vorhanden sein. Hier bietet sich z.B. die GAE (Gesamt-Anlagen-Effektivität) an, die eine Aussage zur Maschinen-Verfügbarkeit, Leistungsbewertung und zum Qualitätsniveau ermöglicht.

Ferner müssen Kennzahlen zur Erfolgsmessung im Vertrieb festgelegt werden. Idealerweise beinhalten diese auch Frühindikatoren, wie z.B. den Auftragseingang. So können rechtzeitig (Fehl-) Entwicklungen erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, bevor die Planziele verfehlt werden.

  1. Wie kann eine Controlling-Beratung ausgestaltet werden?

Mittelständische Unternehmen besitzen häufig nicht genügend Personalkapazität, um die Aufgaben des Controllings wahrzunehmen. Auch fehlt mitunter das notwendige Knowhow in Bezug auf betriebswirtschaftliche Themen. Und gute Mitarbeiter zu finden, ist in Zeiten des Fachkräftemangels nicht einfach.

In diesen Fällen kann externes Controlling eine Alternative darstellen. Bei der Ausgestaltung solch einer Lösung sind verschiedene Ansätze denkbar.

Zum einen kann in kleineren Unternehmen durch externes Controlling oft eine ganze Abteilung ersetzt werden. Der externe Controller wertet laufend die Unternehmensdaten aus und bespricht den Monatsabschluss mit der Geschäftsleitung. Hierbei weist er auf Fehlentwicklungen und mögliche Verbesserungen hin. Außerdem übernimmt er das monatliche Reporting gegenüber den Banken.

Die große Erfahrung der Berater und das standardisierte Vorgehen bedeutet in den meisten Fällen einen enormen Knowhow-Gewinn und eine deutliche Kosteneinsparung gegenüber einem eigenen Controlling-Mitarbeiter.

Zum anderen ist es für größere Unternehmen denkbar, dass externes Controlling als projektbezogene Tätigkeit in Anspruch genommen wird, um zeitweiligen Überlastungen der eigenen Controlling- Abteilung entgegen zu wirken. So werden interne Ressourcen geschont. Geschulte Berater können sich schnell in neue Sachverhalte eindenken, so dass eine rasche Unterstützung gewährleistet ist.

Interessanterweise entsteht durch die Hinzuziehung eines externen Beraters oft ein Imagegewinn. Hausbank, Gesellschafter und sonstige Geschäftspartner schätzen die hinzugewonnene Fachkompetenz für das Unternehmen. Außerdem wird auf diese Weise „Betriebsblindheit“ vermieden. Der Blick von außen bringt neue Ideen und viel Schwung in Abläufe, die „schon immer so gemacht“ wurden.

Also: das Hinzuziehen einer externen Controlling-Beratung ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von verantwortungsvoller Unternehmensführung.