Achtung: Unternehmensziele in Gefahr!

Die Planungsphase für das aktuelle Geschäftsjahr ist abgeschlossen. Die Unternehmen sind damit befasst, die geplanten Ziele mit der Realität abzustimmen. Welche Erfahrungen machen Sie dabei? Passen Ihre Ergebnisse zu den Erwartungen oder verzeichnen Sie größere Abweichungen?

Wir wollen an dieser Stelle nicht erneut dazu aufrufen, dass Sie Ihre monatlichen Ergebnisse „controllen“ müssen. Das haben wir an anderer Stelle bereits ausführlich thematisiert (s. Unternehmensplanung  bzw. Controlling).

Vielmehr möchten wir in diesem Blog-Beitrag Ihren Blick einmal auf den Planungsprozess selbst lenken:

  • „ Wie legen Sie Ihre Ziele fest?
  • „ Welche Annahmen stecken hinter den Kosten- und Vertriebsbudgets?
  • „ Und wer ist wie in den Prozess involviert?

Manchmal ist es nicht die mangelnde Performance Ihrer Organisation bei der Erzielung von Umsätzen oder bei der Einhaltung der Kostenbudgets, die ursächlich für ein Verfehlen der Planvorgaben sind. Sondern in einigen Fällen ist dies einfach die Folge eines falschen Vorgehens bei der Zielsetzung.

  1. Welche Fehler werden bei der Budgetplanung oft gemacht?

So unterschiedlich die Unternehmen, so unterschiedlich auch die Vorgehensweise bei der Bildung von Vertriebs- und Kostenbudgets. Es gibt Fälle, da bekommen die Verantwortlichen die Budgets „von oben aufgedrückt“. Diese Vorgaben sind dann umzusetzen. Punkt! Hintergrund dieses eher autoritären Stils ist, dass sich die Einzelziele für Abteilungen und Mitarbeiter an den Unternehmenszielen orientieren müssen. Um diese „großen Ziele“ zu erreichen, sind klare Vorgaben an die Bereichsverantwortlichen notwendig. Eine Top-Down-Herangehensweise also, die oftmals aufgrund geringer Einflussmöglichkeiten der operativ Verantwortlichen für Frust sorgt.

In anderen Unternehmen werden die Verantwortlichen aufgerufen, Ihre Ziele bis zu einem festgelegten Stichtag selbstständig zu definieren und an ihre Vorgesetzten zu übermitteln. Diese Teilbudgets werden dann nach oben „hoch-aggregiert“. Dieses Handlungsschema wird als Bottom-Up bezeichnet. Hier kann es zu Zielkonflikten kommen, da in vielen Fällen keine ausreichende Abstimmung der Teilziele untereinander und mit den Unternehmenszielen stattfindet. Außerdem werden die Ziele oftmals so vorsichtig gesetzt, dass sie relativ leicht erreichbar sind. Denn hieran werden die Verantwortlichen am Ende gemessen. Die Mitarbeiter sind dann in Versuchung, sich nach Erreichen der Vorgabe „zurückzulehnen und einen Gang runter zu schalten“. Dies kann am Ende die Entwicklung des Unternehmens bremsen, da das volle Potential nicht ausgeschöpft wird.

  1. Was zeichnet eine erfolgreiche Budgetplanung aus?

Budgetplanung sollte ein iterativer Prozess sein. Es gilt, die Vorteile der beiden Herangehensweisen zu nutzen und deren Nachteile weitestgehend auszuschließen. Was ist damit gemeint?

Die wesentlichen Vorteile der Top-Down-Methode sind, dass es klare Vorgaben gibt, die ambitioniert sind und die die Entwicklung des Unternehmens bestmöglich unterstützen. Sie leiten sich aus den Oberzielen ab und sind in den meisten Fällen konsistent, d.h. es wird tendenziell weniger Zielkonflikte geben.

Dagegen bietet die Bottom-Up-Methode den Vorteil, dass sie die Verantwortlichen besser einbindet und dessen Fach-/Detailkenntnisse berücksichtigt werden. Meistens ist hierdurch eine hohe Identifikation mit den Zielen gewährleistet.

  1. Wie sollte man konkret vorgehen, um die bestmögliche Budgetplanung zu erstellen?

Ausgangspunkt müssen Vorgaben der Unternehmensleitung sein. Top-Down werden Zielkorridore festlegt. Hierbei handelt es sich zunächst nur um Rahmendaten, die den weiteren Führungskräften als Orientierung dienen sollen. Diese entwickeln aus den Vorgaben Unterziele und Detailpläne zur Zielerreichung.

Diese Teilziele und –pläne werden nun in einem Bottom-Up-Verfahren wieder an die Geschäftsleitung „zurückgespielt“. Hierbei werden die Einzelziele miteinander koordiniert und je nach Bedarf zusammengefasst. Sollten hierdurch die Oberziele als erreichbar eingestuft werden, so können die Unternehmensziele und –pläne verabschiedet werden. Ansonsten ist in einem weiteren Durchlauf der Budgetierungsprozess weiter zu verfeinern.

Durch dieses Verfahren erhält man das Beste aus beiden Welten: einerseits ambitionierte Ziele und Strategien, andererseits motivierte Mitarbeiter.

Einziger Nachteil: der Prozess ist zeit- und arbeitsintensiver. Aber der Aufwand lohnt sich, denn die Qualität der Ergebnisse ist ungleich höher. Durch diesen iterativen Budgetierungsprozess werden Ziele realistischer gesetzt und mit einer höheren Wahrscheinlichkeit dann auch erreicht.

Denken Sie über dieses Vorgehen doch einmal nach. Noch ist ja Zeit bis zur nächsten Budgetierungsphase!

Und wenn Sie Unterstützung bei Ihrer Planung benötigen sollten: Sie wissen ja …!