Diese Frage ist durchaus ernst gemeint. Jedes Unternehmen pflegt unterschiedliche Kommunikationsstile. Wie läuft Kommunikation bei Ihnen? Gibt es feste Besprechungstermine oder läuft alles eher informell über den „Flurfunk“? Jagt eine Besprechung die nächste? Verlaufen Meetings „kurz und knackig“ oder blockieren sie ganze Vormittage?

Kommunikation ist nicht einfach. Und es Allen recht machen kann man ohnehin nicht. Den einen wird zu viel, den anderen zu wenig kommuniziert. Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg finden. Aber bestimmte Grundregeln gibt es schon. Diese sollen im Folgenden vorgestellt werden. Vielleicht finden Sie ja noch die eine oder andere Anregung, um Ihre Meetings effizienter zu gestalten. Eines vorab: keine Besprechungen abzuhalten, fördert die Gerüchteküche und ist auf keinen Fall ratsam. Wichtige Themen müssen offiziell verkündet bzw. diskutiert werden.

 

Spielregeln für Kommunikation im Unternehmen

Es empfiehlt sich, grundsätzliche Leitlinien einer neuen Besprechungskultur schriftlich festzulegen. Wie soll der generelle Rahmen von Besprechungen aussehen? Welche standardisierten Besprechungen soll es geben (z.B. GL-Meeting, Abteilungsleiter-Sitzung)? Wie drückt sich gegenseitiger Respekt aus (z.B. Andere ausreden lassen, offen für gegenteilige Meinungen sein)? Des Weiteren muss festgelegt werden, dass kein Meeting ohne Agenda, Moderator und Protokollführung stattfinden darf.

 

Vorbereitung von Meetings

Denn: ohne eine klare, schriftliche Agenda ist das Besprechungs-Chaos vorprogrammiert! Um welche Themen geht es? Was ist das Ziel der Besprechung?

Ferner gilt es, im Vorfeld den Teilnehmerkreis festzulegen. So klein wie möglich, so groß wie nötig. Es muss nicht jeder, der nur am Rande mit den Besprechungsthemen in Berührung kommt, an einer Sitzung teilnehmen. Eine entsprechende Dokumentation vorausgesetzt (s.u.), kann auch ein gegenüber dem Teilnehmerkreis erweiterter Verteiler über die Ergebnisse informiert werden. Wichtig ist es aber, die Entscheider und die Experten für die Tagesordnungspunkte an Bord zu haben.

Diese müssen ausreichend Zeit zur Vorbereitung bekommen. Mit der rechtzeitigen Einladung sollten daher neben Ort, Zeit und Dauer auch die Besprechungsinhalte mitgeteilt werden. Es empfiehlt sich eine Verwaltung der Besprechungen über ihr Mail- und Terminierungsprogramm (z.B. Outlook).

Der Umfang der Tagesordnung sollte von vornherein so ausgelegt sein, dass – je nach Themenkomplex – eine Dauer von zwei bis maximal drei Stunden nicht überschritten wird. Danach lässt die Konzentration merklich nach und Besprechungen werden ineffizient.

Tipps zur Durchführung von Besprechungen

Sofern nicht der Einladende auch als Moderator fungiert, sollte dieser zu Beginn des Meetings bestimmt werden. Gleichzeitig auch der Protokollführer.

Während der Sitzung sollten einige Regeln gelten, auf deren Einhaltung der Moderator zu achten hat:

  • Handy und Tablets aus! Bei allen Teilnehmern! Klingeln und Vibrieren stören sonst fürchterlich ein konzentriertes Arbeiten. Außerdem wird durch das Bearbeiten von E-Mails oder Surfen im Netz Desinteresse an der Diskussion zum Ausdruck gebracht. Schlechte Voraussetzungen also für positive Ergebnisse.
  • Es ist wichtig, sich strikt an der Tagesordnung zu orientieren. Besprechungen nehmen oft eine Eigendynamik an und ufern aus. Sobald der vorgesehene Themenkomplex verlassen wird, ist es Aufgabe des Moderators, die Diskussion wieder zum Kern zurückzuführen. Schwierig wird dies, wenn die „ranghöchsten“ Führungskräfte zu Ausschweifungen neigen, denn dann muss ggf. der untergeordnete Mitarbeiter (Moderator) seine Führungskraft zurechtweisen. Diese Legitimation muss ihm vorher offiziell zuerkannt werden. Idealerweise ist dies in den schriftlichen Leitlinien (s.o.) geregelt, denen sich auch die oberen Führungsebenen unterwerfen.
  • Außerdem hat der Moderator auf die Einhaltung des vorgesehenen Zeitlimits für die Veranstaltung zu achten. Auch hier gilt, dass dem Moderator unter Umständen die unangenehme Aufgabe zukommt, Wortbeiträge von Teilnehmern abzubrechen, wenn diese zu lang werden. Nicht mehr behandelte Themen sollten schriftlich festgehalten werden, damit sie nicht verloren gehen. Diese Punkte können dann in einem anderen Rahmen besprochen werden.
  • Da nur Personen anwesend sein sollten, für die die Themen von Bedeutung sind, sollte auch jeder Teilnehmer die Chance haben, zu Wort zu kommen. Kollegen, die sich bei der Diskussion weitgehend zurückhalten, sollten explizit vom Moderator um ihre Meinung gebeten werden.
  • Solange Redebeiträge im Zeitrahmen und sachbezogen sind, sollte jeder Teilnehmer ohne Unterbrechung ausreden können. Ein Unterbinden von bestimmten Meinungen bewirkt, dass unter Umständen wertvolle Beiträge zum Wohl des Unternehmens nicht vorgebracht werden können.
  • Wichtig ist es, dass zum Schluss die wesentlichen Besprechungsergebnisse, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine durch den Moderator kurz zusammengefasst werden. Hierdurch erhält jeder Teilnehmer noch einmal die Möglichkeit, diese Zusammenfassung zu korrigieren. Ansonsten werden diese Punkte vom Protokollführer in sein Ergebnisprotokoll übernommen.

 

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Im Anschluss an die Sitzung sollte das Protokoll schnellstmöglich, spätestens nach einer Woche verteilt werden. Nur dann ist gewährleistet, dass „Alles noch frisch“ in Erinnerung ist. Ein Versand erst kurz vor der nächsten Sitzung ist zwar in vielen Unternehmen gang und gäbe, ist aber wenig zielführend. Ebenfalls sollte die Einladung zum nächsten Termin frühzeitig nach Beendigung des Meetings versandt werden, um größtmögliche Planungssicherheit für alle Teilnehmer zu gewährleisten.

 

Noch einige Tipps für effiziente Meetings

  • Probieren Sie doch einmal, Ihre Zusammenkünfte im Stehen. Stühle oder gar Besprechungssessel sind eher gemütlich und fördern so längere Diskussionen. Entfernen Sie also sämtliche Stühle und nennen Sie Ihre Sitzung ab sofort „Steh-Party“. Eine wirklich wirksame Maßnahme!
  • Legen Sie Ihre Meetings auf den Freitagnachmittag. Zu diesem Zeitpunkt werden alle Teilnehmer an schnellen Ergebnissen interessiert sein. Als „sanftere“ Varianten kommen auch andere Arbeitstage kurz vor Feierabend in Frage. Oder wie wäre es mit Meetings vor der Mittagspause? Auch mit leerem Magen gibt es garantiert keinen Besprechungsmarathon mehr.
  • Apropos leerer Magen: Sie sollten über die Bewirtung bei Meetings nachdenken. Diverse Kekssorten und eine große Auswahl an Getränken fördern ebenfalls das Wohlbefinden und sind damit schnellen Ergebnissen in Meetings eher abträglich.

Eine kleine Warnung: zu überdenken sind obige Vorschläge, wenn Sie Geschäftspartner einladen. Der eine oder andere könnte sich unter Umständen auf den Schlips getreten fühlen…